การจัดประชุมใหญ่ประจำปีสำหรับบริษัทจำกัดในประเทศไทย และประเด็นที่จะต้องพิจารณา

ข้อกำหนดในการปฏิบัติตามกฎหมายที่สำคัญข้อหนึ่งสำหรับบริษัทจำกัดในประเทศไทยคือการจัดประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นประจำปี ซึ่งเรียกเป็นอย่างอื่นว่า “การประชุมใหญ่ประจำปี” การประชุมผู้ถือหุ้นประเภทนี้ถือเป็นการประชุม “สามัญ” ของผู้ถือหุ้นมากกว่าจะเป็นการประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น และผู้ถือหุ้นทุกคนมีสิทธิเข้าประชุมดังกล่าวนั้น บทความนี้จะอภิปรายประเด็นหลักต่าง ๆ ที่สำคัญเมื่อวางแผนและจัดประชุมใหญ่ประจำปี รวมทั้งขั้นตอนที่สำคัญของกระบวนการในการจัดประชุมใหญ่ประจำปี ข้อกำหนดในการบอกกล่าวนัดประชุม และเรื่องที่การประชุมใหญ่ประจำปีควรจะเกี่ยวข้องครอบคลุมถึงเป็นอย่างต่ำ

ต้องจัดประชุมใหญ่ประจำปีเมื่อใด

ในเรื่องเกี่ยวกับเวลาที่จะต้องจัดประชุมใหญ่ประจำปี ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ปพพ.) บัญญัติไว้ว่า “ให้มีการประชุมผู้ถือหุ้นทั่วไปเป็นประชุมใหญ่ภายในหกเดือนนับแต่วันที่ได้จดทะเบียนบริษัท และต่อนั้นไปก็ให้มีการประชุมเช่นนี้ครั้งหนึ่งเป็นอย่างน้อยทุกระยะเวลา 12 เดือน การประชุมเช่นนี้เรียกว่า ประชุมสามัญ”

ปพพ.ยังบัญญัติไว้อีกด้วยว่า “งบดุลนั้นต้องจัดให้มีผู้สอบบัญชีคนหนึ่งหรือหลายคนตรวจสอบแล้วนำเสนอเพื่ออนุมัติในที่ประชุมใหญ่ภายในสี่เดือนนับแต่วันที่ลงในงบดุลนั้น” ซึ่งในทางปฏิบัติมีความหมายตามความเป็นจริงว่า วันประชุมใหญ่ประจำปีผูกติดอยู่กับเงื่อนเวลาสิ้นสุดรอบปีทางบัญชี (รอบปีบัญชี) ของบริษัท ด้วยเหตุนี้ หากรอบปีบัญชีของบริษัทสิ้นสุดในวันที่ 31 ธันวาคม เมื่อนั้น บริษัทต้องจัดประชุมใหญ่ประจำปีของบริษัทภายในวันที่ 30 เมษายนของปีถัดไป

ขั้นตอนปกติของกระบวนการในการจัดประชุมใหญ่ประจำปี

ในการจัดประชุมใหญ่ประจำปี หากจะกล่าวโดยทั่วไป จำเป็นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

ขั้นที่ 1 – ให้กรรมการออกหนังสือเชิญประชุมคณะกรรมการ

ขั้นที่ 2 – จัดประชุมคณะกรรมการซึ่งโดยพื้นฐานจะต้องครอบคลุมระเบียบวาระดังต่อไปนี้

1. รับรองรายงานผลการดำเนินงานของบริษัทในรอบปีบัญชีที่ผ่านมา
2. อนุมัติงบการเงินที่ตรวจสอบแล้ว
3. เลือกตั้งกรรมการแทนกรรมการที่ออกตามวาระ
4. อนุมัติผู้สอบบัญชีประจำรอบปีบัญชีถัดไปและกำหนดค่าตอบแทนของผู้สอบบัญชี
5. พิจารณาจ่ายเงินปันผลและจัดสรรทุนสำรอง
6. อนุมัติให้เรียกประชุมใหญ่ประจำปี และกำหนดระเบียบวาระการประชุม และ
7. พิจารณาเรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

ขั้นที่ 3 – ให้กรรมการมีหนังสือเชิญประชุมใหญ่ประจำปีไปยังผู้ถือหุ้น (เป็นการล่วงหน้าอย่างน้อยเจ็ด (7) วันก่อนประชุมใหญ่ประจำปี เว้นแต่จะให้มีการพิจารณามติพิเศษในการประชุมใหญ่ประจำปี ซึ่งในกรณีดังกล่าวจะต้องส่งหนังสือเชิญประชุมทางไปรษณีย์ลงทะเบียนล่วงหน้าอย่างน้อยสิบสี่ (14) วันก่อนประชุมใหญ่ประจำปี)

ขั้นที่ 4 – จัดประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นประจำปี ซึ่งอย่างน้อยควรจะครอบคลุมระเบียบวาระการประชุมดังต่อไปนี้

1. รับรองรายงานผลการดำเนินงานของบริษัทในรอบปีบัญชีที่ผ่านมา
2. อนุมัติงบการเงินที่ตรวจสอบแล้ว
3. เลือกตั้งกรรมการแทนกรรมการที่ออกตามวาระ
4. อนุมัติผู้สอบบัญชีประจำรอบปีบัญชีถัดไปและกำหนดค่าตอบแทนของผู้สอบบัญชี
5. พิจารณาจ่ายเงินปันผลและจัดสรรทุนสำรอง

การเชิญประชุมใหญ่ประจำปี และประเด็นที่จะต้องพิจารณา

หนังสือเชิญประชุมใหญ่ประจำปีควรจัดส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนอย่างน้อยเจ็ด (7) วันก่อนประชุมใหญ่ประจำปี เว้นแต่จะมีการพิจารณามติพิเศษในการประชุมใหญ่ประจำปี ซึ่งในกรณีดังกล่าวจะต้องส่งคำบอกกล่าวเชิญประชุมทางไปรษณีย์ล่วงหน้าอย่างน้อย 14 วันก่อนประชุมใหญ่ประจำปี หนังสือเชิญประชุมควรจะมีแบบหนังสือมอบฉันทะสำหรับผู้ถือหุ้นแต่ละรายรวมอยู่ด้วย

นอกจากนี้ ยังอาจจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดในการประกาศโฆษณาทางหนังสือพิมพ์หรือในการบอกกล่าวอย่างอื่นด้วย หากข้อบังคับบริษัทกำหนดไว้เพื่อการนี้ เช่น กรณีที่ข้อบังคับบริษัทแสดงให้เห็นถึงข้อกำหนดในการบอกกล่าวนัดประชุมผู้ถือหุ้นคราวก่อนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ปพพ.) สมควรรับทราบไว้ว่า ปพพ.แก้ไขเพิ่มเติมได้ตัดข้อกำหนดที่ให้บริษัทประกาศคำบอกกล่าวนัดประชุมในหนังสือพิมพ์ออกไปเมื่อเรียกประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้น อย่างไรก็ตาม ปพพ.แก้ไขเพิ่มเติมยังคงกำหนดให้บริษัทซึ่งได้ออกใบหุ้นชนิดที่ออกให้แก่ผู้ถือให้แก่ผู้ถือหุ้นต้องประกาศคำบอกกล่าวในหนังสือพิมพ์ประจำท้องที่หรือโดยทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างน้อยหนึ่งครั้ง ตามที่กฎกระทรวงที่เกี่ยวข้องได้กำหนดไว้

คำบอกกล่าวนัดประชุมใหญ่ประจำปีควรจะมีข้อมูลดังต่อไปนี้รวมอยู่ด้วยเป็นอย่างต่ำ

ก)  สถานที่ตั้งจัดประชุมใหญ่ประจำปี

ข)  วันและเวลาประชุม

ค)  ระเบียบวาระการประชุมใหญ่ประจำปี

ง)   หากจะให้มีมติพิเศษรวมอยู่ด้วยในระเบียบวาระการประชุมใหญ่ประจำปี เช่น การเพิ่มหรือลดทุน เมื่อนั้นก็ควรจะมีรายละเอียดมติพิเศษที่ประสงค์รวมอยู่ด้วย

ข้อกำหนดในการแต่งตั้งผู้รับมอบฉันทะในการประชุมใหญ่ประจำปี

หากผู้ถือหุ้นไม่สามารถเข้าประชุมใหญ่ประจำปี แต่ประสงค์จะแต่งตั้งผู้รับมอบฉันทะ เมื่อนั้นผู้ถือหุ้นดังกล่าวก็สามารถแต่งตั้งผู้รับมอบฉันทะให้ออกเสียงลงคะแนนแทนตนในที่ประชุมแห่งนั้นได้ หนังสือมอบฉันทะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดขั้นต่ำดังต่อไปนี้เพื่อให้มีผลสมบูรณ์ตามกฎหมายไทย

1. ผู้ถือหุ้นผู้มอบฉันทะต้องลงลายมือชื่อและลงวันที่ในหนังสือมอบฉันทะนั้น
2. หนังสือมอบฉันทะต้องกล่าวถึงจำนวนหุ้นที่ผู้ถือหุ้นถืออยู่ ชื่อผู้รับมอบฉันทะ และแต่งตั้งผู้รับมอบฉันทะไว้เพื่อการประชุมครั้งใดและเป็นระยะเวลาเท่าใด

หากผู้ถือหุ้นเป็นบุคคลตามกฎหมาย/นิติบุคคล เช่น บริษัทจำกัด เมื่อนั้นหากผู้ถือหุ้นประสงค์จะแต่งตั้งบุคคลให้เข้าประชุมใหญ่ประจำปี ผู้ถือหุ้นนั้นต้องใช้แบบหนังสือมอบฉันทะในการแต่งตั้งบุคคลดังกล่าวนั้นให้เข้าประชุมและออกเสียงลงคะแนนแทนตน แบบหนังสือมอบฉันทะสำหรับบริษัทควรจะมีกรรมการผู้มีอำนาจเป็นผู้จัดทำ และบ่อยครั้งมักจะเป็นการปฏิบัติที่ดีหากแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน/หนังสือเดินทางของกรรมการผู้ลงชื่อตลอดจนเอกสารการจดทะเบียนบริษัทของบริษัทซึ่งเป็นหลักฐานว่ากรรมการผู้นั้นเป็นผู้มีอำนาจผูกพันบริษัทโดยชอบด้วยกฎหมาย

สมควรทราบไว้ด้วยเช่นกันว่า ในการจะให้หนังสือมอบฉันทะมีผลบังคับ ปพพ.กำหนดให้ต้องนำหนังสือมอบฉันทะไปวางไว้กับประธานที่ประชุมผู้ถือหุ้นเมื่อเริ่มหรือก่อนเริ่มการประชุมที่ผู้ถือหุ้นประสงค์จะออกเสียงลงคะแนน

รายงานการประชุม (การประชุมผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการ)

ปพพ.ของไทยบัญญัติไว้ว่า กรรมการต้องจัดให้จดบันทึกรายงานการประชุมและข้อมติทั้งหมดของที่ประชุมผู้ถือหุ้นและของที่ประชุมกรรมการลงไว้ในสมุดโดยถูกต้อง ซึ่งสมุดนี้ให้เก็บรักษาไว้ ณ สำนักงานจดทะเบียนของบริษัท

บันทึกใด ๆ เช่นนั้น เมื่อได้ลงลายมือชื่อของผู้เป็นประธานแห่งการประชุมซึ่งได้ลงมติ ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่าเป็นหลักฐานอันถูกต้องแห่งข้อความที่ได้จดบันทึกลงในสมุดนั้น ๆ นอกจากนี้ ยังให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่าการลงมติและการดำเนินการทั้งปวงของที่ประชุมอันได้จดบันทึกไว้นั้นได้เป็นไปโดยชอบ

ผู้ถือหุ้นคนใดจะเรียกขอตรวจดูรายงานการประชุมในเวลาใดเวลาหนึ่งระหว่างเวลาทำการก็ได้

ข้อกำหนดว่าด้วยองค์ประชุม

หากไม่มีข้อความกำหนดไว้เป็นการขัดกันอยู่ในข้อบังคับของบริษัท ให้นำข้อกำหนดว่าด้วยองค์ประชุมดังต่อไปนี้มาใช้บังคับแก่การประชุมใหญ่ประจำปี

การประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้น (เช่น การประชุมใหญ่ประจำปี) สามารถมีขึ้นได้ต่อเมื่อผู้ถือหุ้นที่เข้าประชุมมีหุ้นนับจำนวนได้เทียบเท่าอย่างน้อยหนึ่งในสี่ (1/4) ของทุนจดทะเบียนของบริษัท

ประธานที่ประชุมใหญ่ประจำปี

หากไม่มีข้อความกำหนดไว้เป็นการขัดกันอยู่ในข้อบังคับของบริษัท เมื่อนั้น ก็ให้ประธานคณะกรรมการบริษัทนั่งเป็นประธานที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นทุกครั้ง รวมทั้งที่ประชุมใหญ่ประจำปีด้วย อย่างไรก็ตาม หากไม่มีประธานดังกล่าวนั้น หรือประธานไม่มาประชุมภายในสิบห้า (15) นาทีหลังจากเวลาที่นัดประชุม เมื่อนั้น ผู้ถือหุ้นที่เข้าประชุมจะเลือกผู้ถือหุ้นด้วยกันคนหนึ่งขึ้นเป็นประธานที่ประชุมก็ได้

กรรมการซึ่งออกตามวาระในที่ประชุมใหญ่ประจำปี

ปพพ.บัญญัติไว้ว่า ในการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นคราวแรกหลังจากจดทะเบียนตั้งบริษัทจำกัด และในการประชุมสามัญคราวแรกในทุกปีถัดไป กรรมการต้องออกจากตำแหน่งเป็นจำนวนหนึ่งในสาม (1/3) หรือหากจำนวนกรรมการจะแบ่งออกให้ตรงเป็นส่วนสามไม่ได้ ก็ให้ออกเป็นจำนวนใกล้ที่สุดกับหนึ่งในสาม

สมควรรับทราบไว้ว่ากรรมการดังกล่าวซึ่งต้องออกจากตำแหน่งในที่ประชุมใหญ่ประจำปีอาจได้รับเลือกตั้งจากผู้ถือหุ้นในที่ประชุมใหญ่ดังกล่าวนั้นให้กลับเข้าดำรงตำแหน่งได้อีก ทั้งนี้ ภายใต้ข้อบังคับของบริษัทและข้อพิจารณาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น มีข้อจำกัด (ถ้ามี) อันใดบ้างในสัญญาผู้ถือหุ้นของบริษัท

การออกเสียงลงคะแนนในการประชุมสามัญประจำปี

ปพพ.ระบุว่า หากข้อบังคับของบริษัทมิได้กำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ให้นำความดังต่อไปนี้มาใช้บังคับแก่การออกเสียงลงคะแนนในที่ประชุมผู้ถือหุ้น (รวมทั้งที่ประชุมใหญ่ประจำปีด้วย)

ก.   ในการประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นไม่ว่าครั้งใด มติที่ให้ออกเสียงลงคะแนนจะต้องชี้ขาดโดยการชูมือ เว้นแต่กรรมการจำนวนอย่างน้อยสอง (2) คนจะเรียกร้องให้ลงคะแนนลับก่อนหรือเมื่อประกาศผลการลงคะแนนโดยการชูมือ

ข.  หากเรียกร้องให้ลงคะแนนลับ ให้ถือว่าผลของการออกเสียงลงคะแนนโดยการลงคะแนนลับเป็นมติของที่ประชุมผู้ถือหุ้น

ค.   หากเรียกร้องให้ลงคะแนนลับโดยชอบ ก็ให้ลงคะแนนลับกันโดยวิธีการตามที่ประธานที่ประชุมเป็นผู้กำหนด

ง.   ในกรณีที่คะแนนเสียงเท่ากัน ไม่ว่าโดยการชูมือหรือลงคะแนนลับก็ตาม ให้ประธานที่ประชุมเป็นผู้มีคะแนนอีกเสียงหนึ่งเป็นเสียงชี้ขาด

จ.   ในกรณีของมติพิเศษ เพื่อให้มีมติพิเศษ มตินั้นจะต้องได้รับคะแนนเสียงไม่น้อยกว่าสามในสี่ (3/4) ของคะแนนเสียงของผู้ถือหุ้นผู้มาประชุมโดยมีสิทธิออกเสียงลงคะแนน

งบการเงินที่ตรวจสอบแล้ว

ต้องจัดส่งสำเนางบการเงินที่ตรวจสอบแล้วของบริษัทให้แก่ผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีจดแจ้งไว้ในทะเบียนผู้ถือหุ้นอย่างน้อยสาม (3) วันก่อนประชุมใหญ่ประจำปี สำเนางบการเงินที่ตรวจสอบแล้วยังต้องมีเก็บไว้โดยเปิดเผยที่สำนักงานของบริษัทในระหว่างระยะเวลาเดียวกันเพื่อให้ผู้ถือใบหุ้นที่ออกให้แก่ผู้ถือเข้าตรวจสอบได้อีกด้วย

เงินปันผลและทุนสำรอง

ปพพ.ระบุว่า ห้ามมิให้ประกาศจ่ายเงินปันผล นอกจากโดยมติของที่ประชุมใหญ่ (เช่น ที่ประชุมใหญ่ประจำปี) นอกจากนี้ กรรมการอาจจ่ายเงินปันผลระหว่างกาลให้แก่ผู้ถือหุ้นได้เป็นครั้งคราว ในเมื่อปรากฏแก่กรรมการว่าบริษัทมีกำไรสมควรพอที่จะทำเช่นนั้นได้ ในเรื่องเกี่ยวกับเงินปันผล สำคัญที่ต้องทราบไว้ว่า ห้ามมิให้จ่ายเงินปันผลจากเงินประเภทอื่นนอกจากเงินกำไร หากบริษัทขาดทุน ห้ามมิให้จ่ายเงินปันผลจนกว่าจะได้แก้ไขให้หายขาดทุนเช่นนั้น

เกี่ยวกับทุนสำรอง ทุกคราวที่แจกเงินปันผล บริษัทต้องจัดสรรเงินไว้เป็นทุนสำรองอย่างน้อยหนึ่งในยี่สิบส่วน (1/20) ของจำนวนผลกำไรซึ่งบริษัททำมาหาได้จากกิจการของบริษัท จนกว่าทุนสำรองนั้นจะมีจำนวนถึงหนึ่งในสิบ (1/10) ของจำนวนทุนจดทะเบียนของบริษัทหรือมากกว่านั้นแล้วแต่จะได้ตกลงกำหนดไว้ในข้อบังคับของบริษัท

ผู้เขียน: ไรอัน คราว์ลีย์ กรรมการและผู้จัดการฝ่ายต่างประเทศ

บริษัท สำนักกฎหมายธรรมนิติ จำกัด

2/2 อาคารภักดี ชั้น 2 ถนนวิทยุ แขวงลุมพินี เขตปทุมวัน กรุงเทพ 10330

โทร. (66) 2680 9777

โทรสาร (66) 2680 9711

อีเมล ryan@dlo.co.th